クラウドストレージのメリット・デメリット

クラウドサービスとして提供されるストレージである「クラウドストレージ」。クラウドストレージを利用すると、ストレージ環境にかかる運用や費用、時間を削減することが出来ます。活用方法は様々であり、社内のファイルをすべて一元管理出来るのが魅力です。

クラウドストレージのメリット

働き方を多様化出来たり、急速なデジタル化に対応出来たりすることから、クラウドストレージに注目が集まっています。以下でクラウドストレージのメリットを詳しく紹介します。

場所や端末関係なくアクセス可能

クラウドストレージには、場所や端末に関係なくアクセス出来るというメリットがあります。インターネット回線を利用しているので、個々にストレージ環境を構築する必要はありません。端末内部や社内の環境をセットアップしなくても、ユーザーのアカウントIDとパスワードさえあればログイン出来るため便利です。ファイルを持ち歩かずとも、好きなときに好きな場所でストレージ空間にアクセス出来ます。

外出していても情報をやり取りできる

インターネット接続さえ出来れば、外出先でも情報のやりとりが出来ます。社内の人と連絡を取りたいときに、スピーディにファイルの共有やコラボレーションが出来るため、余計なストレスがかかりません。情報のやりとりがしやすくなれば、業務効率もアップします。正確に情報をやりとりするためにも、外出先でアクセスを試みる際は、回線の信頼性が高い場所を選ぶと良いでしょう。

大規模なストレージを構築できる

大規模なストレージ構築ができるため、初期投資を抑えられるのもクラウドストレージのメリットです。クラウドストレージを利用するときに必要なのは、インターネット回線とサービス契約だけ。物理的にサーバーを設置したりストレージを購入したりする手間はかかりません。社内のネットワークを改めて改善する必要もないでしょう。ストレージの構築にかかっていたこれまでの初期投資を抑え、組織全体が利用出来るストレージ環境を作り上げることが出来ます。

コストを固定できる

基本的に、クラウドストレージは契約するプランの料金が決まっています。月々固定された金額を支払うことになるので、財務計画の見通しが立ちやすくなるでしょう。ストレージにかかるコストが視覚化され、計画次第で戦略的な経営に挑戦出来ます。

管理負担を軽減できる

情報システム担当者の管理負担が軽減されるのも、クラウドストレージのメリットです。クラウドストレージの運用や管理はサービス提供業者が代行するので、ユーザーは安全性の高いストレージ環境で利用するだけで済みます。情報システムの担当者はクラウドストレージの管理業務から開放され、そこにかかっていた時間を、戦略を立てるなど別の時間に充てることができるでしょう。

アップデートの必要がない

クラウドストレージはアップデートする必要がありません。クラウドストレージの環境は常に新しい状態を維持できるようになっています。そのため、ユーザー企業がわざわざサーバーOSやストレージOSのアップデートをする必要はないのです。また、モバイル端末からのアクセスも多いのが現状であり、モバイルOSのアップデートは頻繁に行われています。ユーザーが自力でその更新頻度に対応するのは難しいですが、クラウドストレージであればそのような問題も解決されるでしょう。

セキュリティを強化できる

クラウドストレージは、社内ストレージ環境よりもセキュリティを強化することが出来ます。インターネット回線を利用する点に不安を感じる企業もあるかもしれませんが、クラウドストレージのセキュリティは頑丈であり、利用することで以前よりセキュリティを強化出来るケースが多いです。ただし、サービス提供事業者によってサービス内容が異なるので、事前にセキュリティ機能の確認を怠らないのが大切です。

アクセス権限の設定ができる

独自にアクセス権限の設定が出来るのも、クラウドストレージならではの利点です。ファイルの重要度によってユーザーアクセスに制限をかけるなど、管理者が独自にアクセス権限を設定出来るクラウドストレージがほとんどです。重要なファイルへのアクセスを制限することは、セキュリティを強化することにも繋がります。アクセス権限を活用すれば、社内に限らず社外でも情報共有を容易に行えるでしょう。

共同編集が可能

クラウドストレージは共同編集が可能です。ストレージ上にて共同でファイルを編集できるため業務効率が上がります。

機能と価格で
絞り込み比較
法人向け
クラウドストレージ・
クラウドサービス

クラウドストレージのデメリット

クラウドストレージは注意して選ばないと必要な機能が備わっていない場合があります。以下ではクラウドストレージのデメリットについて紹介します。

自社に合わせてカスタマイズしづらい

クラウドストレージを利用していて、自社のニーズに沿った細かな変更が出来ないというのはよくある話です。目的に合ったオプションがあっても、仕様変更や操作性のカスタマイズが難しいケースがあるでしょう。そのため、導入前にデータ容量や対応デバイス、操作性などをくまなくチェックし、自社にとって使いやすい機能が備わっているかよく検討してください。

サービス障害が起こる可能性

サービス障害が起こる可能性があるのが、クラウドストレージのデメリットの一つです。クラウドストレージに障害が起こると、業務がストップしてしまいます。トラブルに自社で対応出来ず、クラウドストレージの運営会社に頼るしかありません。解決するまでに時間がかかってしまいます。そのような事態がいつ起きても良いように、日頃から利用頻度の高いデータや重要なファイルは社内でも保存しておくことをおすすめします。

情報漏洩のリスク

ハッキングの対象になる可能性のあるクラウドストレージ。最悪の場合、データが流出するかもしれません。ストレージのセキュリティ対策には常に細心の注意を払い、情報漏洩のリスクの軽減に努めるのが大切です。ウイルスチェックや2要素認証、ファイルサーバーの導入など、セキュリティを向上させる策を講じておきましょう。